TIETOSUOJASELOSTE /-EHDOT, HENKILÖREKISTERISELOSTE

Tässä asiakirjassa määrittelemme, miten henkilötietoja käsitellään.

Aksios Corporation Oy:n tietosuojaseloste

1 REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ

Nimi: Aksios Corporation Oy

Address: Kiltakallio 13 A 5, 02770 Espoo

Puhelin: +(358) 50 60 345

Y-tunnus: 1860232-5

Yhteyshenkilö: Tommi Kokonaho

Sähköpostiosoite: tommi@aksios.fi

2 TIETOSUOJAVASTAAVA

Aksios Corporation Oy:n tietosuojavastaava Tommi Kokonaho

Sähköpostiosoite: tommi@aksios.fi

3 REKISTERÖIDYT

Rekisterissä käsitellään Aksios Corporation Oy:n (jäljempänä ”Aksios”) itselleen ja asiakkailleen toteuttamien tietoteknisten järjestelmien henkilötietoja.

4 KÄSITTELYN TARKOITUKSET, KÄSITTELYPERUSTE JA YHTEISREKISTERIN PITÄJIEN ROOLIT

Aksios toteuttaa itselleen ja asiakkailleen erilaisia kyselyitä ja ohjelmistoja/sovelluksia.

Kyselyiden osalta Aksios kerää datan sekä koostaa siitä tulokset itselleen tai asiakkailleen. Aksios toimii Rekisterinpitäjänä ja Henkilötietojen käsittelijänä.

Ohjelmistojen/sovellusten osalta Aksioksen asiakas kerää datan ja toimii Rekisterinpitäjänä ja Aksios toimii Henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena, käsittelyperusteina ja käsiteltävinä tietoina ovat:

Henkilötietojen käsittelyn syy	Henkilötietojen käsittelyperuste	Käsiteltävät henkilötiedot
a) Aksioksen tai Aksioksen asiakkaan asiakassuhteen hoito	Suostumus ja/tai sopimus	Nimi, sähköposti, mahdollisesti puhelinnumero, osoite ja laskutustiedot
b) Aksioksen tai Aksioksen asiakkaan toiminnan kehittämiseksi tehdyt kyselyt kuten esim. asiakastyytyväisyys- ja henkilöstötyytyväisyyskyselyt	Suostumus ja/tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu	Nimi, sähköposti, mahdollisesti puhelinnumero ja osoite
c) Ohjelmiston/sovelluksen käyttö	Suostumus ja/tai sopimus	Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite ja laskutustiedot
c) Aksioksen tai Aksioksen asiakkaan palveluiden tai tuotteiden markkinointi	Suostumus ja/tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu/suoramarkkinoinnin lainsäädäntö	Nimi, sähköposti, ammattinimike, puhelinnumero ja osoite

5 KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Katso edellinen taulukko. Nimi, sähköposti, mahdollisesti puhelinnumero, osoite ja laskutustiedot.

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään vain rekisteröidyltä itseltään tai Aksioksen asiakkaan omista tietolähteistä silloin, kun on kyse Aksioksen asiakkaan puolesta tehtävät kyselyt.

7 HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Aksios ei luovuta tai siirrä henkilötietoja kolmansille osapuolille.

8 HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Aksioksen toteuttamista kyselyistä vastaava henkilö huolehtii henkilötietojen tuhoamisesta seuraavasti:

Aksioksen asiakkuuksien tiedot poistetaan kolmen (3) kuukauden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä. Arvontaa varten kerätyt henkilötiedot poistetaan kolmen (3) kuukauden kuluttua arvonnan päättymisestä ja palkintojen toimittamisesta. Aksioksen tai Aksioksen asiakkaan yrityksen kehittämiseen tai markkinointiin kerättyjen henkilöiden yhteystiedot poistetaan kolmen (3) kuukauden kuluttua kehitys- tai markkinointikyselyjen valmistumisesta.

10 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Aksioksen käsittelemät henkilötiedot;

– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

– vaatia henkilötietojensa poistamista;

– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

– vastaanottaa henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää asiaankuuluvat tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut asiaankuuluvat henkilötiedot Aksiokselle, Aksios käsittelee asiaankuuluvia henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely tapahtuu automaattisesti; ja

– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Aksios voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Aksios voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11 OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Aksios ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 TIETOTURVA

Aksios ei säilytä tutkimuksen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja manuaalisessa muodossa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Aksioksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Aksioksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

13 YHTEYDENOTOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Aksios Corporation Oy

Tommi Kokonaho

tommi@aksios.fi

Kiltakallio 13 A 5, 02770 Espoo

14 MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää ajoittain, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 20.2.2024